Kurumsal E-Posta Nedir ve Nasıl Alınır?

Kurumsal e-posta ile standart e-posta arasındaki en önemli fark, uzantı bölümüdür. Standart e-postalar, hizmet sağlayıcının tanımladığı uzantı ile biter. Yaygın olarak kullanılan standart e-posta adreslerinde genellikle “@gmail.com, @outlook.com, @hotmail.com” gibi uzantılar görürüz. Kurumsal e-mailler ise çoğunlukla “@firmaismi.com” şeklinde biter.

Bir diğer önemli fark ise kullanım amacıdır. Standart e-mailler genellikle kişisel kullanımlar için tercih edilir. Özel e-posta adresi almayan firmalar da bu standart adresleri kullanır. Fakat bu noktada ürün ve hizmet satışı yapan kişilerin kendi isimlerini uzantı olarak ekleyebilecekleri kurumsal e-posta adresleri olabileceğini de hatırlatalım. Yani asıl fark; kullanıcının kişi veya kurum olması değil, e-postanın kullanım amacıdır.

Bunlara ek olarak kurumsal e-posta ile kişisel e-posta arasında depolama alanı, kullanım özellikleri ve ücret gibi çeşitli farklar olabileceğini de söyleyebiliriz. Aradaki farkı daha net anlayabilmek için kurumsal e-mail örneklerine göz atabiliriz.

Kurumsal E-Posta Örnekleri

Kurumsal e-posta ile standart e-posta arasındaki en önemli fark, uzantı bölümüdür. Standart e-postalar, hizmet sağlayıcının tanımladığı uzantı ile biter. Yaygın olarak kullanılan standart e-posta adreslerinde genellikle “@gmail.com, @outlook.com, @hotmail.com” gibi uzantılar görürüz. Kurumsal e-mailler ise çoğunlukla “@firmaismi.com” şeklinde biter. Bir diğer önemli fark ise kullanım amacıdır. Standart e-mailler genellikle kişisel kullanımlar için tercih edilir. Özel e-posta adresi almayan firmalar da bu standart adresleri kullanır. Fakat bu noktada ürün ve hizmet satışı yapan kişilerin kendi isimlerini uzantı olarak ekleyebilecekleri kurumsal e-posta adresleri olabileceğini de hatırlatalım. Yani asıl fark; kullanıcının kişi veya kurum olması değil, e-postanın kullanım amacıdır. Bunlara ek olarak kurumsal e-posta ile kişisel e-posta arasında depolama alanı, kullanım özellikleri ve ücret gibi çeşitli farklar olabileceğini de söyleyebiliriz. Aradaki farkı daha net anlayabilmek için kurumsal e-mail örneklerine göz atabiliriz.

• info@markaadi.com
• iletisim@firmaismi.com
• destek@markaismi.com
• basvuru@firmaadi.com
• adsoyad@firmaismi.com
• iletisim@adsoyad.com

Kurumsal e-mail adresi almak oldukça kolaydır. Bu işlem için tek yapmanız gereken bir domain (alan adı) satın almaktır. Eğer bir web siteniz veya e-ticaret siteniz varsa domaininiz de var demektir. Dolayısıyla e-ticaret sitenizin iletişim kanallarında kullanmak üzere kurumsal e-posta adresi istiyorsanız tekrar domain almanıza gerek yoktur.

Domain aldıktan sonra yapmanız gereken, alan adı veya e-posta adresi sağlayıcısına ulaşmaktır. Bu hizmet sağlayıcıların web siteleri üzerinden kurumsal e-posta adreslerinizi oluşturabilirsiniz. E-posta oluşturacağınız menü adımları için hizmet sağlayıcısıyla iletişime geçebilir veya yardım kılavuzlarını inceleyebilirsiniz.

Kurumsal E-Posta İçin Hangi Servis Sağlayıcıları Tercih Edilmelidir?

Kurumsal e-mail adresi için servis sağlayıcı seçerken güvenlik ilk şartınız olmalıdır. Bu nedenle yaygın kullanılan global firmaları tercih etmenizde fayda vardır. Ayrıca bu firmaların sundukları hizmetler ve e-posta özellikleri de birbirlerinden farklıdır. Dolayısıyla ihtiyacınıza uygun özellikler barındıran servis sağlayıcılara yönelmelisiniz.

Kurumsal e-posta alınabilecek servislerden bazıları şunlardır:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Yahoo Mail
• Zoho Mail
• Natro
• Hostinger
• Turhost

Kurumsal E-Posta için Alan Adı (Domain) Nasıl Seçilir?

Kurumsal e-mail adresinizin uzantısı doğrudan alan adınız olur. Alan adını doğru seçmek de bu sebeple önemlidir. Öncelikle alan adının marka veya firma adınızı içermesine dikkat edin. Fakat uzun bir marka adınız varsa kısa bir alternatif üretmeye çalışın. Çok uzun, karmaşık ve anlaşılması zor isimler, müşterilerinizin ileti göndermesini zorlaştırabilir. Özetle kısa, net, kolay okunan ve marka adı içeren bir domain seçmenizde fayda vardır.

Kurumsal e-posta alırken dikkat etmeniz gereken başlıca detayları şöyle sıralayabiliriz:

• Kişilerin kullanacağı kurumsal adreslerde unvan, pozisyon ve departman bilgisi yerine doğrudan ilgili personelin adını kullanın.
• Başlıca birimler ve departmanlar için ilgili birimin adını içeren adresler oluşturun.
• Kişi ve departman adreslerinin dışında info, iletişim, destek gibi genel konularda mail gönderilebilecek e-posta adresleri alın.
• E-mail adreslerinde rakam, özel sembol ve noktalama işareti kullanmamaya özen gösterin.
• Alan adının firma veya marka adınızı içerdiğinden emin olun.
• Geniş özellikler sunan güvenilir bir sağlayıcıdan hizmet alın.

Kurumsal e-mail adresi kullanmak, firmalara önemli avantajlar sağlar. Örneğin bu adresler için “kurumsal” tabirinin kullanılmasındaki başlıca sebep, firmaları daha kurumsal gösterebilme avantajıdır. Söz konusu avantajlar için şu örnekleri verebiliriz:

• İşletmelerin daha kurumsal ve profesyonel görünmesini sağlar.
• E-postaların gerçekten markadan geldiğini gösterir ve bu fayda sayesinde sahte adreslerden ileti gönderilmesinin önüne geçer.
• Müşterilerin markaya olan güvenini yükseltir.
• Marka bilinirliğini ve firma prestijini artırır.
• Veri ihlalleri ve kişisel veriler konusunda güvenli bir iletişim kanalı alternatifi sunar.

Şimdi, şirkete özel e-mail adresleri hakkında sıkça sorulan sorulara cevap verelim.

Kurumsal E-Posta Fiyatları Ne Kadar?

Kurumsal e-postalar genellikle ücretli bir şekilde sunulurken çoğu zaman alan adı ücretine dahildir. Alan adından ayrı bir şekilde ücretlendirildiğinde ise aylık ortalama 10 TL - 50 TL arasında bir kullanım ücreti olur. Bu fiyat; tercih edilen servis sağlayıcı, depolama alanı ve diğer özellikler doğrultusunda değişebilir.

Kurumsal E-Posta Hizmeti Ücretsiz Alınabilir mi?

Şirket için ücretsiz kurumsal mail almak da mümkündür. ProtonMail, GMX Mail ve Zoho Mail Lite gibi servisler üzerinden ücretsiz şirket e-postası alınabilir. Tabii bu mail adresleri ücretsiz olarak alınsa da alan adı için domain servisine ücret ödenmesi gerektiği unutulmamalıdır.

E-Posta Yedekleme ve Kurtarma Süreçleri Nasıl İşler?

Özel e-posta adresleri sunan servisler genellikle yedekleme ve kurtarma özelliklerine de sahip olurlar. Yedekleme özelliği 30 gün gibi belirli süreler dahilinde çalışır ve tüm iletileri farklı bir sunucuda depolar. Böylece orijinal iletiler bir hata sonucu silinirse veya silinen maillere daha sonra ihtiyaç duyulursa yedekler kullanılabilir.

Kurtarma süreçlerinde ise birçok farklı doğrulama adımı kullanılır. Bu süreçte kurtarma e-postası, telefon numarası veya iki faktörlü kimlik doğrulaması gibi adımları tamamlamak gerekir. Güvenlik adımları tamamlandıktan sonra şifre sıfırlama işlemi ile e-posta kurtarılabilir.

Kurumsal E-Posta Kullanımı İş Verimliliğini Nasıl Artırır?

Kurumsal e-mail adresleri, firmaların müşterileri ile daha güvenli ve verimli bir şekilde iletişime geçmesini sağlar. Müşteri nezdinde markaya kurumsallık ve güven katan bu servisler, ulaşımı da kolaylaştırır. Hem şirket içi hem de müşteriler ile yapılan yazışmaların tek kanalda kalmasını sağlayan kurumsal e-posta adresleri, kişisel iletilerle iş iletilerinin karışmasını önler. Böylece ihtiyaç duyulan bilgilere daha kolay ulaşmak mümkün olur.

Mesafeli ticari ilişkilerin kurulduğu e-ticaret sektöründe kurumsal e-posta kullanmak, internetten alışveriş yapan kullanıcıların güvenlik konusundaki çekincelerini ortadan kaldırarak iş verimliliğini de artırır. E-ticarette kullanıcı çekinceleri için uygulayabileceğiniz diğer çözüm önerileri için “Online Alışverişte Kullanıcıların Çekinceleri ve Çözümleri” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.