ERP Nedir, Ne İşe Yarar?

Yazılım çözümleri özellikle iş dünyasında birçok işi kolaylaştırmış durumda. ERP ise çok sayıda iş sürecini birbirine bağlayarak yönetebilme gibi avantajlı özelliği sayesinde iş dünyasının en çok aranan program türlerinden biri olarak karşımıza çıkıyor. ERP programı ile işletme içinde ve dışında yürütülen birçok iş süreci yönetilebiliyor. Ayrıca ERP sistemleri bu süreçler için kaynak yönetimini de verimli hale getiriyor. Peki, ERP sistemi nedir ve nasıl kullanılır?

ERP, bir şirketin tüm kaynaklarını ve iş süreçlerini birbirleri ile entegre yönetmeye yarayan yazılım sistemidir. Finans, iş gücü, stok, satış, lojistik ve benzeri süreçlerin ortak çatı altında yönetilmesini temel alan ERP sistemleri, kaynakları bu süreçlere doğru ve verimli bir şekilde aktarmayı da sağlar. Tedarik zincirinden müşteri ilişkilerine, muhasebeden insan kaynaklarına kadar birçok iş kolu ERP ile senkronize edilebilir.

ERP’nin açılımı “enterprise resource planning” olup Türkçe karşılığı “kurumsal kaynak planlama” şeklindedir.

ERP yazılımları, kurumlara operasyonel verimlilik sağladıkları için önemlidir. Bu yazılımlar maliyet kontrolü ve kaynak yönetimi konusunda işleri kolaylaştıran ve daha etkili sonuçlar almayı sağlayan bir yapıya sahiptir. İş süreçleri ile kaynak yönetiminin senkronize bir şekilde yürütülmesi sayesinde stratejik karar almanın kolaylaşması da kurumsal kaynak planlama sistemlerinin önemini gösteren bir detaydır.

Farklı iş süreçleri ve bu iş süreçleriyle ilgili kaynak yönetimi ile ilgili dağınık yazılımlarla çalışmak hata riskini önemli ölçüde artırır. Veri uyumsuzluğu ve zaman kaybı gibi sorunlar ortaya çıkar. ERP sistemleri bu sorunları ortadan kaldırır. Çünkü ERP tüm süreçleri tek merkeze topladığı için hataları minimize eder ve verileri ortak bir veri tabanından sunar. Farklı departmanların aynı platformu kullanması da iş birliğini güçlendirerek büyümeye katkı sağlar.

ERP programı, iş süreçlerini dijitalleştirmeye ve kurumsal kaynakların verimli bir şekilde kullanılabilmesine yarar. Tek ekrandan dijital bir şekilde yönetim yapmak oldukça kolaydır ve tekrarlayan işler otomatikleşir. İş akışlarının birbirleri ile uyumunun yanı sıra yasal uyum konusunda da faydalı özellikler sunar.

Temel ERP Fonksiyonları 

Temel ERP fonksiyonları, optimizasyon ve senkronizasyon üzerine kuruludur. Kurumsal kaynak planlama yazılımlarının ne işe yaradığını, bu fonksiyonlar üzerinden anlayabilmek mümkündür. Sistemin iş süreçleri alanındaki fonksiyonları, modül olarak eklenip çıkarılabilir. Dolayısıyla temel fonksiyonlar, bu modüller doğrultusunda ortaya çıkar. ERP’nin temel fonksiyonlarını oluşturan süreç ve kaynak yönetimi modülleri şu şekildedir:

• Tedarik Zinciri
• Satış ve Dağıtım
• Bütçe
• Satın Alma
• İnsan Kaynakları
• Stok ve Malzeme
• Üretim
• Bakım
• EPM - Kurumsal Performans
• CRM - Müşteri İlişkileri
• Satış Sonrası Hizmetler
• Planlama ve Kontrol
• Dış Ticaret
• Proje
• Risk
• Kalite

Otomasyon ve Verimlilik 

ERP, otomasyon özelliği ile verimliliği artırırken manuel iş yükünü de azaltır. Otomatikleşen süreçlerle manuel hatalar minimize edilirken ortak veri tabanından gerçek zamanlı analizler de yapılabilir. Fatura kesme, stok takibi, bordro işlemleri gibi düzenli periyotlarla tekrar eden işlemler, ERP sistemi içerisinde otomatik olarak yürütülür. İş gücü maliyetlerini düşüren bu otomasyon, kaynak kullanımını da optimize ederek verimliliği maksimuma çıkarır.

ERP yazılımları sektöre göre özelleştirilebilirlik, modüler yapı, merkezi veri tabanı ve kolay kullanılabilen arayüz gibi temel prensipler doğrultusunda geliştirilir. Esneklik, entegre olabilme, güvenlik ve gerçek zamanlı veri yönetimi gibi prensipler de kurumsal kaynak planlama programlarının prensipleri arasındadır. Ölçeklenebilirliği sayesinde farklı büyüklükteki ve yapıdaki firmalara uyumlu hale getirilebilir.

Şimdi, ERP yazılımlarının bazı prensiplerine yakından bakalım.

Sektörel ve Modüler Yapı 

ERP programları, sektöre özel kullanımı mümkün kılabilmek adına modüler yapıda tasarlanır. Bu modüler yapı sayesinde sadece ihtiyaç dahilindeki sistemler ERP ekosistemine eklenir. Örneğin üretim firmalarında üretim planlama modülü, perakende firmalarda ise satış ve stok modülleri daha fazla kullanılır. Buna ek olarak sektöre özel ERP sistemlerinde birçok spesifik modül de bulunur.

Gerçek Zamanlı Veri Yönetimi

ERP yazılımlarıyla gelen en avantajlı özelliklerden biri gerçek zamanlı veri yönetimidir. Tüm iş süreçleri ve operasyonlardan gelen veriler anlık olarak işlenir. Yönetici ve yetkili kullanıcılar, bu veriler sayesinde güncel bilgilere erişir. Farklı noktalardan aynı verilere erişebilme ve verileri gerçek zamanlı yönetebilme, gecikme ve hataların önüne geçerek karar alma süreçlerini hızlandırır. Ayrıca söz konusu verilerin raporlanabilmesi ve analiz edilebilmesi de mümkündür.

ERP yazılımları, kullanım ve çalışma biçimlerine göre çeşitli türlere ayrılır. Her bir ERP türünün kendine göre avantajları vardır. Hangi türün kullanılacağı ise kurumun büyüklüğü ve ihtiyaçları doğrultusunda belirlenir. Başlıca ERP türlerini şu şekilde tanımlayabiliriz:

Bulut Tabanlı (Cloud ERP) 

Bulut tabanlı ERP, yazılımın kendisi ile birlikte içerisindeki tüm verilerin de internet üzerinde bulunduğu bir sistemdir. Verilere erişmek ve programı kullanmak için genellikle tarayıcı yeterli olur. İnternete bağlanılan her yerden erişilip yönetilebilen bulut tabanlı ERP; esnek erişim, hızlı kurulum ve otomatik güncelleme gibi avantajlar sunar. Küçük ve orta ölçekli işletmeler tarafından sıkça tercih edilir.

Yerel Kurulum (On-Premise ERP) 

Yerel kurulum ERP programlarında yazılım ve veriler, firmanın kendi sunucularında saklanır. Yüksek düzeyde özelleştirme ve veri kontrolü gerektiren bu sistem, çoğunlukla büyük ölçekli şirketler tarafından tercih edilir. Bakım ve güncelleme sorumluluğunun firmanın kendisinde olması bir dezavantajdır. Fakat veriler şirket içinde kaldığı için güvenlik açısından avantajlı kabul edilir.

Karma (Hybrid ERP) 

Karma ERP, bulut ve yerel ERP sistemlerinin özelliklerini bir arada sunar. Hassas verilerin yerel sunucuda saklanmasını mümkün kılan karma yazılımlarda diğer veriler bulut sistemde barındırılabilir. Böylece firmalara hem esneklik hem de maliyet avantajı kazandırır.

Açık Kaynak (Open-Source ERP) 

Açık kaynak kurumsal kaynak planlama yazılımı, kodları geliştiricilere açık olan ve bu sayede özelleştirilebilen ERP türüdür. Lisans maliyeti olmadan kullanılabilmesi ve işletme ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilmesi önemli avantajlardır. Fakat destek, bakım, geliştirme ve güncelleme gibi süreçler firmaya ait olduğu için uzmanlık gerektirir. Bu doğrultuda da uzman geliştirici maliyeti doğar.

ERP sistemleri, kullanıcı arayüzleri üzerinden kullanıcı rolleri ve yetkileri doğrultusunda kullanılabilir. İnsan kaynakları, muhasebe, üretim, satış gibi departmanlar, kendilerine yetki verilen ve kendi işlerini etkileyen modülleri kullanırlar. Yöneticiler ise tüm modüllere erişerek yönetim sağlar.

Firmanızda kurumsal kaynak planlama sistemi kullanmak istiyorsanız atmanız gereken temel adımlar şu şekilde olacaktır:

1. İhtiyaç Analizi ve Hedef Belirleme 

ERP sistemi kullanmadan önce ihtiyaçlarınızı analiz edip hedeflerinizi belirlemelisiniz. Hangi alanlarda kurumsal kaynak planlamaya ihtiyaç duyduğunuzu ve bu sistemleri hangi hedefler doğrultusunda kullanacağınızı önceden bilmelisiniz. Çünkü ERP sistemi ile birçok süreç dijitalleşir ve dijitalleşecek işlere karar verirken ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi ele almanız gerekir. Aynı durum yazılım seçimi ve yönetimi konuları için de geçerlidir.

2. Sistem Seçimi ve Yapılandırma 

Sistem seçimini, ihtiyaçlar ve hedefler üzerinden yapmalısınız. Maliyet avantajından esnekliğe, modüler yapıdan destek hizmetlerine kadar birçok özelliği değerlendirmelisiniz. Seçtiğiniz ERP sisteminin sektörel olarak da size uyumlu olduğundan emin olmalısınız. Kullanıcı rolleri, iş akışı ve raporlama gibi noktalarda özelleştirme sunan bir ERP programı seçmelisiniz.

3. Veri Entegrasyonu ve Göçü 

İlk kez ERP sistemi kullanacaksanız veya başka bir sistemden yenisine geçecekseniz verilerin entegrasyonuna ve aktarımına çok dikkat etmelisiniz. Mevcut verilerin doğru aktarılması firmanız için hayati önem taşır. Bu aşamada eski verileri temizlemeli, doğrulamalarını yapmalı ve yeni sisteme uyumlu hale getirmelisiniz. Buna ek olarak harici olarak kullandığınız e-fatura, CRM ve benzeri sistemleri de ERP programınıza entegre etmelisiniz.

4. Kullanıcı Eğitimi ve Canlıya Alma 

Kullandığınız ERP sisteminden yeterli verimi almak istiyorsanız sistemi doğru ve etkin bir şekilde kullanmalısınız. Bunun için sistemi kullanmaya yetkili personelinize eğitim vermeli veya hizmet sağlayıcınızdan eğitim talep etmelisiniz. Yazılımın tüm fonksiyonlarının amacına uygun bir şekilde kullanılmasıyla verimi artırabilirsiniz. Gerekli eğitimler ve yetkilendirmelerden sonra sistemi canlıya alabilir, test edebilirsiniz.

5. Sürekli İzleme ve Optimizasyon 

ERP sistemi kullanmaya başladıktan sonra iş süreçlerini sürekli izlemenizde fayda var. Uyumsuz süreçleri optimize etmek ve verimsiz adımları geliştirmek için bu önemli bir detaydır. Sistem içerisinden sürekli rapor almak ve analiz etmek, süreçleri iyileştirmek için faydalıdır. ERP programının uzun vadeli verimliliğini artırmak için bu süreci bir döngü haline getirmelisiniz.

ERP sistemlerinin yaygın bir şekilde kullanılmasının en önemli sebebi, işletmelere ve firmalara önemli avantajlar sağlamasıdır. Söz konusu avantajlara şu örnekleri verebiliriz:

• Farklı sistemlerle entegrasyon
• Operasyonel verimliliği artırma
• Doğru veri aktarımı
• Manuel hatalarda azalma
• Karar alma süreçlerini hızlandırma
• Maliyet tasarrufu sağlama
• Müşteri ve çalışan memnuniyetini artırma
• İş süreçlerini tek platformda yönetebilme
• Bilgi akışını hızlandırma
• Gerçek zamanlı raporlama
• Veri analizi
• Stratejik planlama imkânı

ERP programlarının globalde yayılmasıyla birlikte ülkemizde de birçok firma kurumsal kaynak planlama sistemleri geliştirdi. Günümüzde her ölçekten işletmeye hitap eden çok sayıda yerli ve yabancı ERP yazılımı mevcuttur. En popüler ERP sistemlerini yerli ve yabancı olarak şu şekilde sıralayabiliriz:

Türkiye’de Popüler ERP Programları

• Logo
• Nebim
• Mikro
• Netsis
• ETA

Globalde Öne Çıkan ERP Çözümleri 

• SAP
• S/4HANA
• Oracle ERP Cloud
• Microsoft Dynamics 365
• NetSuite

ERP programları sadece çok büyük firmalar tarafından değil, orta veya küçük ölçekli B2B ve B2C firmalar tarafından da kullanılır. Ayrıca C2C ticaret için hizmet veren platformların ana firmaları da ERP yazılımlarından faydalanır. Söz konusu firmaların yapıları ve özellikleri için “B2B, B2C ve C2C İş Modeli Nedir?” başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.

ERP ile CRM arasındaki temel farklar nelerdir?

ERP, işletmenin tüm kaynak yönetimini ve iş süreçlerini entegre şekilde yönetmeyi sağlarken CRM ise sadece müşteri ilişkileri ve buna bağlı işleri yönetmeye odaklanır. Ayrıca CRM, ERP sistemlerinin içerisinde bir modül olarak da bulunabilir.

Hangi sektörlerde ERP çözümleri daha sık tercih edilir?

ERP çözümleri; lojistik, üretim, perakende, sağlık ve inşaat gibi operasyonel yoğunluğun bulunduğu sektörlerde sıkça tercih edilir.

ERP sistemlerinin kurulumu ne kadar sürer?

ERP programının kurulum süresi, firmanın büyüklüğünden hizmet sağlayıcının altyapısına kadar birçok faktöre bağlı olarak değişir. Genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasındadır.

Bulut ERP ile yerel ERP arasındaki farklar nelerdir?

Bulut ERP internet üzerinden erişilen ve verilerin bulut sunucularda depolandığı bir sistemdir. Yerel ERP’de ise sisteme şirket içi bilgisayar ve cihazlardan erişilirken veriler yerel sunucularda barındırılır.

KOBİ’ler için uygun ERP programları hangileridir?

Türkiye’de hizmet veren ERP sistemlerinin çoğu KOBİ’ler için uygundur. Çünkü bu sistemler modüler ve özelleştirilebilir yapıdadır. Dolayısıyla firma ölçeğine uygun çözümlere ulaşmak mümkündür.

ERP sistemleri güvenli midir?

Gelişen teknolojiler sayesinde ERP sistemleri; şifreleme, yedekleme ve kullanıcı yetkisi yönetimi gibi önlemlerle büyük ölçüde güvenli hale gelmiştir. Fakat güvenlik düzeyi; hizmet alınan yazılım firması, sistem altyapısı ve kullanıcıların dikkatine de bağlıdır.

ERP entegrasyonu e-ticaret sitelerine ne kazandırır?

E-ticaret siteleri; ERP entegrasyonu ile stok takibi, sipariş yönetimi ve faturalama gibi süreçleri otomatik hale getirebilirler. Böylece maliyet tasarrufu, zaman tasarrufu, hataların azalması ve müşteri memnuniyetinde artış gibi kazançları olur.

ERP fiyatları neye göre değişir?

ERP fiyatlarını değiştiren en önemli faktör, hizmet alınan yazılım firmasının fiyat politikasıdır. Buna ek olarak yazılım kapsamı, kullanıcı sayısı, modül içeriği, kurulum türü ve ek hizmetler gibi fiyatları etkileyen çok sayıda faktör söz konusudur.