KEP Adresi Nedir, Nasıl Alınır?

Günümüzde iş dünyasındaki yazışmaların büyük çoğunluğu e-postalar aracılığıyla yapılıyor. Resmi yazışmaların kişisel e-postalardan ayrışmasını ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi sağlıyor. Yapılan yazışmalara resmiyet kazandıran KEP adresleri ile kişi ve kurumlar daha güvenli bir şekilde iletişim kurabiliyor. Peki, tam olarak KEP adresi ne demek ve KEP adresi nasıl, nereden alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta’nın kısaltması olan KEP, kişi ve kurumlar arasında yapılan yazışmalara hukuki nitelik kazandıran e-posta servisidir. KEP adresleri, gönderilen ve alınan e-postaların resmi nitelik kazanmasını ve yasal süreçlerde de geçerlilik taşımasını sağlar.

KEP adresi kullanılarak gönderilen e-postalarda zaman damgası yer alır. Bu sayede e-postaların gönderilme ve alınma zamanları net olarak bilinir. E-postanın ulaşmış ve görüntülenmiş olduğu konusunda kesin bilgiye erişmeyi de sağlayan KEP, e-posta içeriğinin ve ekteki dosyaların sonradan değiştirilmediğinin kanıtlanmasına da yardımcı olur.

KEP adresi almak için PTT veya BTK tarafından Kayıtlı Elektronik Posta adresi sağlama yetkisi verilmiş özel firmalara başvuru yapabilirsiniz. PTT KEP başvurusu için “PTT KEP Online Başvuru” sayfasından ön başvuru yaptıktan sonra PTT şubelerine gidebilirsiniz. KEP adresi alabileceğiniz yetkili firmalara Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) resmi web sitesi üzerindeki “Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar” sayfasından ulaşabilirsiniz.

KEP başvurusu sırasında sizden ad, soyad, T.C. kimlik numarası ve iletişim bilgileri talep edilir. Ayrıca başvuru için elektronik imzaya sahip olmanız da gerekir. Elektronik imzanız yoksa ön başvuru yapabilir, e-imza aldıktan sonra süreci tamamlayabilirsiniz.

KEP adresi alma sürecinde sizden bazı belgeler talep edilir. Bu belgelerin online olarak sisteme yüklenmesinin yanı sıra belgelerin bir kısmının matbu olarak teslim edilmesi gerekir. Söz konusu belgeler, gerçek kişi ve tüzel kişi başvuruları için farklıdır.

Gerçek Kişiler KEP Adresi Alırken Hangi Belgeleri Sunmalıdır?

• Üzerinde T.C. kimlik numarası bulunan ve kimlik yerine geçen belge (nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi vb.)
• Online ön başvuru sonucunda alınan KEP hesabı ön başvuru numarası
• Vekalet ile yapılan başvurularda vekaletname ve vekilin kimlik belgesi

Tüzel Kişiler KEP Adresi Alırken Hangi Belgeleri Sunmalıdır?

• Üzerinde T.C. kimlik numarası bulunan ve kimlik yerine geçen belge (nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi vb.)
• Online ön başvuru sonucunda alınan KEP hesabı ön başvuru numarası
• İmza sirküleri
• Üzerinde MERSİS numarası bulunan faaliyet belgesi veya Ticaret Sicil Tasdiknamesi
• Tüzel kişi yetkilendirme belgesi
• Vekalet ile yapılan başvurularda vekaletname ve vekilin kimlik belgesi

KEP adresi; kurum içi, kurumlar arası veya kişiler arası yazışmalarda kullanılabilir. Kayıtlı Elektronik Posta adresinin kullanılabileceği işlemlerden bazıları şöyledir:

• İş ortakları ve şirketler arası yazışmalar
• Kamu kurumlarının kendi aralarında yaptıkları yazışmalar ile kişi ve kurumların kamu kurumları ile yaptıkları yazışmalar
• Tüketici şikayetlerinin, taleplerinin ve önerilerinin alınıp cevaplandığı yazışmalar
• Elektronik fatura işlemleri
• Toplantı organizasyonları ve çağrı işlemleri
• Teyit mektupları
• İştirak taahhütnameleri
• İhtar işlemleri
• Sözleşmelerin ve çeşitli belgelerin gönderildiği e-postalar

Yasal mevzuatlara göre KEP almak konusunda bir zorunluluk söz konusu değildir. Kişi ve kurumlar, resmi yazışmalara hukuki nitelik kazandırmak ve daha güvenli yazışmalar yapmak için isteğe bağlı olarak KEP adresi alabilirler. Bununla birlikte düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile kamu kuruluşları, bazı işlem ve hizmetler için iletişimde olduğu kişi veya kuruma KEP adresi alma zorunluluğu getirebilir. Yani bazı işlemler için KEP adresi gerekli olabilir.

KEP adresi almak ücretlidir. Bunun yanında Kayıtlı Elektronik Posta üzerinden gönderilen e-postalar için de belirli ücretler tahsil edilir. Ücretler, hizmet alınan kuruma ve firmaya göre değişiklik gösterebilir. Resmi kurum olan PTT’nin fiyatlarına “PTT KEP Ücret Tarifesi” sayfasından ulaşabilirsiniz.

KEP adresi ücretleri, verilen hizmete ve yapılan işleme göre belirlenir. Kayıtlı Elektronik Posta kullanımları için tahsil edilen başlıca ücret kalemleri ise şu şekildedir:

1. Yıllık abonelik ücreti
2. Yıllık arşiv (saklama alanı) ücreti
3. KEP iletme ücreti
4. Bilgilendirme SMS’i gönderim ücreti

KEP adresinizi kapattırdığınızda adresiniz başvuru tarihinden sonraki 3 ay boyunca aktif kalmaya devam eder. Bu 3 ayın sonunda ise adres tamamen kapatılır. Sonraki dönemlerde tekrar KEP adresine ihtiyaç duyduğunuzda hizmet aldığınız firmaya başvurarak eski KEP adresinizi tekrar satın alabilirsiniz.

İptal edilen KEP adreslerine erişme süresi 3 aydır. İptal işleminin ardından 3 ay daha adresi kullanmak ve yazışma yapmak mümkündür. Bununla birlikte adresler sadece kullanıcı talebi ile değil, gerekli aktivasyon işlemleri yapılmadığında ve ücretler ödenmediğinde de kapatılır. Kapatılan KEP adreslerini tekrar açmak mümkündür.