Mail Order Nedir? Nasıl Yapılır?

Kartla uzaktan ödeme almayı sağlayan yöntemlerden biri olan mail order, müşterinin fiziksel olarak işletmede bulunmadığı işlemlerde kullanılabilir. Kart bilgilerinin satıcı tarafından ödeme sistemine girilmesine dayanan bu yöntemde ek doğrulama adımının bulunmaması ise güvenlik açısından dikkatli olunmasını gerektirir. Peki, mail order nedir, nasıl yapılır ve günümüzde hangi alternatif ödeme yöntemleri tercih edilebilir?

Mail order, müşteriye ait banka veya kredi kartı bilgilerinin telefon, e-posta ya da form gibi kanallar üzerinden işletmeye iletilmesi ve ödemenin bu bilgiler kullanılarak alınmasıdır. Uzaktan kartla ödeme alma yöntemlerinden biri olan mail order, “posta yoluyla alışveriş” veya “telefonla alışveriş” olarak da adlandırılabilir.

Bu yöntemde kartın POS cihazına fiziksel olarak okutulması gerekmez. İşletme; kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu gibi bilgileri POS cihazına veya dijital mail order ekranına manuel olarak girer. Bankanın işlemi onaylamasının ardından ilgili tutar müşterinin kartından tahsil edilir.

Mail order, müşterinin iş yerinde bulunmadığı veya kartın fiziksel olarak kullanılamadığı durumlarda tercih edilebilir. POS cihazının kart okuyucusunda, kartın çipinde ya da manyetik şeridinde teknik bir problem bulunması da işletmelerin mail order yöntemine başvurmasına neden olabilir.

Mail order, Türkiye’de özellikle geleneksel ticaret kapsamında uzaktan ödeme alınması gereken işlemlerde kullanılır. Otel rezervasyonları, sigorta ödemeleri, turizm hizmetleri, butik satışlar, telefonla verilen siparişler ve işletmeler arası ticari işlemler bu yöntemin kullanılabildiği alanlar arasındadır. E-ticaret sitelerinde farklı dijital ödeme çözümlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte mail order kullanımı azalmış olsa da müşterinin ödeme anında işletmede bulunmadığı bazı sektörlerde kullanılmaya devam eder.

Mail order ile ödeme alma süreci, POS cihazı veya dijital mail order ekranı üzerinden gerçekleştirilebilir. Her iki yöntemde de müşteriden gerekli kart bilgileri alınır ve işletme tarafından ödeme sistemine girilir.

Ödeme alınmadan önce işletmenin bankası veya ödeme hizmeti sağlayıcısı üzerinden mail order yetkisine sahip olması gerekir. Aynı şekilde müşterinin kartının da posta ve telefon yoluyla yapılan alışverişlere açık olması beklenir.

Mail order formu, müşterinin ödeme işlemi için gerekli kişisel bilgilerini ve kart bilgilerini işletmeye ilettiği belgedir. Geleneksel mail order formlarında genellikle şu bilgiler bulunur:

• Kart sahibinin adı ve soyadı
• Kart numarası
• Kartın son kullanma tarihi
• CVV veya CVC güvenlik kodu
• Tahsil edilecek tutar
• İşlem tarihi
• Taksit bilgisi
• Satın alınan ürün veya hizmetin açıklaması
• Kart sahibinin iletişim bilgileri
• Kart sahibinin imzası

Fiziksel mail order formunun geçerli kabul edilebilmesi için kart sahibinin ıslak imzası istenebilir. Müşteri, imzaladığı formu işletmeye elden, e-posta veya faks yoluyla ulaştırabilir. Dijital sistemlerde ise bilgiler online bir ekran üzerinden girilebilir.

Kart bilgilerinin açık biçimde paylaşılması önemli güvenlik riskleri taşıdığı için mail order formlarının yetkisiz kişilerin erişemeyeceği şekilde saklanması gerekir. İşlem tamamlandıktan sonra kart bilgilerinin gereğinden uzun süre saklanmaması da önemlidir.

İşlem Onayı ve Banka Teyit Süreci

İşletme, müşteriden aldığı bilgileri POS cihazına veya dijital mail order sistemine girerek ödeme talebini bankaya iletir. Kartın işleme açık olması, yeterli limit veya bakiyenin bulunması ve bilgilerin doğru girilmesi hâlinde banka işlemi onaylayabilir.

Bazı durumlarda banka, işlemin doğrulanması amacıyla kart sahibinin imzaladığı mail order formunu veya satışa ilişkin ek belgeleri talep edebilir. Bu nedenle işletmelerin sipariş, fatura, teslimat ve müşteri onayı gibi belgeleri düzenli şekilde saklaması önem taşır.

Online Mail Order Nasıl Yapılır?

Online mail order işlemi, bu hizmeti sunan bir banka veya ödeme kuruluşunun dijital paneli üzerinden gerçekleştirilir. İşletme, kendisine tanımlanan mail order ekranına giriş yaparak müşterinin kart bilgilerini ve tahsil edilecek tutarı sisteme yazar.

Bilgilerin bankaya iletilmesinin ardından işlem onaylanır veya reddedilir. Mail order işlemlerinde çoğunlukla kart sahibinin ekranına ek bir doğrulama sayfası gelmez. SMS veya mobil bankacılık bildirimi üzerinden onay alınmadan ödeme tamamlanabilir.

Bu nedenle online mail order ile ödeme alınırken kart sahibinin açık onayının alınması ve işlemin gerçekten ilgili müşteri tarafından talep edildiğinin doğrulanması gerekir.

POS Cihazından Mail Order Nasıl Yapılır?

POS cihazından mail order işlemi yapabilmek için cihazın bu özelliği desteklemesi ve işletmenin bankası tarafından mail order işlemlerine yetkilendirilmiş olması gerekir.

POS cihazının menüsünden mail order veya manuel kart girişi seçeneği açılır. Kart numarası, son kullanma tarihi, güvenlik kodu, işlem tutarı ve gerekiyorsa taksit sayısı cihaz üzerindeki tuşlarla girilir. Bankanın onay vermesinin ardından POS cihazı işlem sonucunu ve ödeme belgesini oluşturur.

POS cihazının menüleri bankaya ve cihaz modeline göre değişebileceği için işletmelerin kendi bankalarının yönlendirmelerini takip etmesi gerekir.

Mail Order ile Alışverişte Hangi Bilgiler Gereklidir?

Mail order işlemi için genellikle şu kart bilgileri kullanılır:

1. Kart sahibinin adı ve soyadı
2. Kart numarası
3. Kartın son kullanma tarihi
4. CVV veya CVC güvenlik kodu
5. Tahsil edilecek tutar
6. Varsa taksit sayısı

İşletmeler ayrıca müşterinin telefon numarası, e-posta adresi, teslimat adresi ve imzalı ödeme onayı gibi ek bilgiler de talep edebilir. Gerekli bilgiler bankaya, işletmenin risk politikasına ve işlem türüne göre farklılaşabilir.

Mail order işlemlerinde kredi kartı, banka kartı, uluslararası kullanıma açık kartlar ve bazı sanal kartlar kullanılabilir. Ancak kart türünün mail order işlemlerine uygun olması tek başına yeterli değildir. Kartı çıkaran bankanın ve kart sahibinin de posta ve telefon yoluyla yapılan alışverişlere izin vermesi gerekir.

Kredi Kartı ile Mail Order

Mail order işlemlerinde en sık kullanılan kart türü kredi kartıdır. Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu kullanılarak tek çekim veya bankanın ve iş yerinin sunduğu seçeneklere göre taksitli tahsilat yapılabilir.

İşlemin gerçekleştirilebilmesi için kredi kartının mail order işlemlerine açık ve kullanılabilir limitinin yeterli olması gerekir.

Banka Kartı Kullanımı

Banka kartlarıyla da mail order işlemi yapılabilir. Bu işlemin gerçekleştirilebilmesi için kartın internet, telefon veya posta yoluyla alışverişe açık olması ve bağlı olduğu hesapta yeterli bakiye bulunması gerekir.

Her banka kartı mail order işlemlerini desteklemeyebilir. Bu nedenle kart sahibinin işlem öncesinde bankasının mobil uygulamasından kart ayarlarını kontrol etmesi veya bankayla iletişime geçmesi gerekebilir.

Uluslararası Kartların Kullanımı

Uluslararası kullanıma açık banka ve kredi kartlarıyla yurt dışındaki işletmelerden mail order yöntemiyle alışveriş yapılabilir. Benzer şekilde Türkiye’deki işletmeler de bankalarının ve ödeme altyapılarının desteklemesi hâlinde yabancı kartlardan ödeme alabilir.

Uluslararası işlemlerde döviz kuru, komisyon, kartın yurt dışı işlemlerine açık olup olmaması ve bankanın güvenlik politikaları gibi unsurlar işlem sonucunu etkileyebilir.

Sanal Kartla Mail Order Olur mu?

Sanal kart, kartı çıkaran bankanın mail order işlemlerine izin vermesi durumunda bu yöntemde kullanılabilir. Sanal kartın kendine ait kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu bulunduğu için gerekli bilgiler mail order sistemine girilebilir.

Bununla birlikte bazı bankalar veya ödeme sistemleri sanal kartlarla yapılan mail order işlemlerini sınırlandırabilir. Kullanıcıların işlem öncesinde kart ayarlarını kontrol etmesi gerekir.

Mail Order’da Sanal Kart Kullanım Avantajları

Mail order işleminde fiziksel kart yerine sanal kart kullanmak, ana karta ait bilgilerin doğrudan paylaşılmasını önleyebilir. Kullanıcı, sanal karta yalnızca ödenecek tutar kadar limit tanımlayarak olası riskleri sınırlandırabilir.

Tek kullanımlık veya geçici sanal kart seçenekleri de kart bilgilerinin daha sonraki işlemlerde kullanılma riskini azaltabilir. Yine de sanal kart kullanılması, işletmenin güvenilirliğinin kontrol edilmesi gerekliliğini ortadan kaldırmaz.

Kart sahibinin mail order ile ödeme yapabilmesi için kartın posta ve telefon yoluyla alışveriş işlemlerine açık olması gerekir. Bu özellik çoğunlukla bankaların mobil uygulamaları veya internet bankacılığı üzerinden yönetilebilir.

Kart ayarları, işlem izinleri veya kullanım tercihleri menüsünde bulunan “posta ve telefonla alışveriş”, “mail order işlemleri” ya da benzer isimli seçenek aktif hâle getirilebilir. Menü adımları bankaya göre farklılık gösterebilir.

Kart sahibi bu ayarı bulamadığında bankanın müşteri hizmetleriyle iletişime geçebilir. Güvenliği artırmak amacıyla mail order özelliği yalnızca işlem sırasında açılabilir ve ödeme tamamlandıktan sonra tekrar kapatılabilir.

İşletmelerin mail order ile ödeme alabilmesi için ise çalıştıkları bankaya veya ödeme hizmeti sağlayıcısına başvurması gerekir. Başvurunun değerlendirilmesinde işletmenin faaliyet alanı, işlem hacmi, satış modeli ve risk profili dikkate alınabilir.

Mail order, kart bilgilerinin işletmeyle paylaşılması ve işlemin çoğunlukla ek doğrulama alınmadan tamamlanması nedeniyle güvenlik açısından dikkatli kullanılması gereken bir yöntemdir.

Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodunu öğrenen yetkisiz bir kişinin işlem yapabilme ihtimali bulunur. Bu nedenle mail order işlemleri yalnızca güvenilirliği doğrulanmış işletmelerle gerçekleştirilmeli ve kart bilgileri telefon, mesaj veya e-posta gibi güvenli olmayan kanallarda gelişigüzel paylaşılmamalıdır.

Dolandırıcılık Riskleri ve Önleme Yöntemleri

Mail order işlemlerinde karşılaşılabilecek temel risk, kart bilgilerinin yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesi veya kart sahibinin bilgisi dışında kullanılmasıdır. İşletmeler açısından ise sahte kart bilgileriyle işlem yapılması, müşteri itirazları ve ters ibraz talepleri gibi riskler bulunabilir.

Riskleri azaltmak için şu önlemler alınabilir:

• Yalnızca bilinen ve güvenilir işletmelerle işlem yapılmalıdır.
• Mümkünse ana kart yerine limitli sanal kart kullanılmalıdır.
• Sanal karta yalnızca işlem tutarı kadar limit tanımlanmalıdır.
• İşlem sonrasında kartın mail order özelliği kapatılmalıdır.
• Kart hareketleri düzenli olarak kontrol edilmelidir.
• Kart bilgileri mesajlaşma uygulamalarında veya açık e-postalarda paylaşılmamalıdır.
• İşletmeler müşteri onayı, fatura ve teslimat belgelerini saklamalıdır.
• Kart bilgilerine yalnızca yetkili çalışanların erişebilmesi sağlanmalıdır.

Mail Order ve 3D Secure Sistemi Arasındaki Fark Nedir?

Mail order ile 3D Secure arasındaki temel fark, ödeme sırasında kart sahibinden ek doğrulama alınıp alınmamasıdır.

Mail order işleminde kart bilgileri işletme tarafından sisteme girilir ve banka tarafından ek bir onay talep edilmeden ödeme tamamlanabilir. 3D Secure sisteminde ise kart sahibi, ödeme sırasında bankanın doğrulama ekranına yönlendirilir. SMS kodu, mobil bildirim veya bankanın belirlediği başka bir yöntemle işlemi onaylaması beklenir.

Güvenlik Katmanları Karşılaştırması

Mail order işlemlerinde ödeme bilgileri satıcıyla paylaşılır ve işlem çoğunlukla kart sahibinin aktif katılımı olmadan gerçekleştirilir. Bu durum, kart bilgilerinin yanlış kişilerin eline geçmesi hâlinde yetkisiz işlem riskini artırabilir.

3D Secure kullanılan işlemlerde ise kart bilgilerinin yanı sıra yalnızca kart sahibinin erişebileceği ikinci bir doğrulama unsuruna ihtiyaç duyulur. Böylece ödeme sürecine ek bir güvenlik katmanı eklenir.

3D Secure’un Sağladığı Ek Koruma

3D Secure, ödeme talebini kart sahibinin bankasına ileterek işlemin ek bir adımla doğrulanmasını sağlar. Kart sahibi işlemi onaylamadığında veya doğrulama adımını tamamlamadığında tahsilat gerçekleştirilemez.

Bu yapı, kart bilgilerinin yetkisiz bir kişinin eline geçmesi durumunda dahi ödemenin tamamlanmasını zorlaştırır. Bu nedenle özellikle uzaktan ve online ödemelerde 3D Secure destekli çözümler daha güvenli bir deneyim sunabilir.

Mail order, müşterinin ödeme sırasında iş yerinde bulunmadığı veya kartın fiziksel olarak kullanılamadığı birçok sektörde uygulanabilir. Kullanım alanları işletmenin satış modeline ve bankanın izin verdiği işlem türlerine göre değişebilir.

Mail order yönteminin kullanılabildiği sektörlerden bazıları şunlardır:

• Otelcilik ve konaklama
• Turizm ve seyahat
• Sigortacılık
• Sağlık hizmetleri
• Eğitim ve kurs hizmetleri
• Otomotiv ve servis hizmetleri
• Telefonla sipariş alan işletmeler
• Butik mağazalar
• Toptan satış ve B2B ticaret
• Abonelik ve rezervasyon hizmetleri

Mail Order Yöntemi ile Hangi Ürünler Satılabilir?

Mail order yöntemi, mevzuata ve bankanın kurallarına uygun olan farklı ürün ve hizmetlerin satışında kullanılabilir. Belirleyici olan unsur ürünün kendisinden çok, ödemenin uzaktan alınması ihtiyacıdır. Fiziksel ürün satışlarının yanı sıra rezervasyon, danışmanlık, bakım, eğitim ve kurumsal hizmetlerin ödemeleri de mail order yöntemiyle tahsil edilebilir. Bununla birlikte bankalar, yüksek riskli kabul edilen bazı sektörlerde mail order kullanımını sınırlandırabilir veya ek belgeler talep edebilir.

Mail order, uzaktan ödeme alma ihtiyacını karşılayan pratik bir yöntem olsa da kart bilgilerinin paylaşılmasına dayanan yapısı nedeniyle çeşitli dezavantajlar taşır.

Mail order yönteminin işletmeler ve müşteriler açısından sağlayabileceği başlıca avantajlar şöyledir:

• Müşterinin fiziksel olarak iş yerine gelmeden ödeme yapmasını sağlar.
• Telefon veya e-posta üzerinden verilen siparişlerde ödeme alınabilir.
• Kartın çipi veya manyetik şeridi çalışmadığında alternatif oluşturabilir.
• POS cihazının kart okuyucu bölümündeki teknik sorunlarda kullanılabilir.
• Rezervasyon ve ön ödeme işlemlerini kolaylaştırabilir.
• İşletmenin farklı şehirlerdeki müşterilerden ödeme almasını sağlayabilir.
• Uygun altyapı bulunması hâlinde tek çekim veya taksitli tahsilat yapılabilir.

Mail order yönteminin başlıca dezavantajları şunlardır:

• Kart bilgilerinin işletmeyle paylaşılması gerekir.
• Ek doğrulama adımı bulunmayabilir.
• Kart bilgilerinin yetkisiz kişilerin eline geçme riski vardır.
• Müşterinin ödeme sürecindeki kontrolü sınırlı olabilir.
• Güvenlik endişeleri müşteri deneyimini olumsuz etkileyebilir.
• İşlem itirazları ve ters ibraz süreçleri yaşanabilir.
• Form ve kart bilgilerinin güvenli şekilde saklanması için ek önlemler gerekir.

Mail order kullanan işletmeler, müşterinin kart bilgilerini doğrudan işlediği için güvenlik ve veri yönetimi konusunda önemli sorumluluklar üstlenir. Müşteriler kart bilgilerini işletmeyle paylaşmak istemeyebilir veya mail order yöntemini yeterince güvenli bulmayabilir. Bu durum satışın tamamlanmamasına ve müşteri kaybına yol açabilir.

Kart sahibinin işlemi daha sonra kabul etmemesi durumunda işletme, işlemin gerçek bir satışa dayandığını kanıtlamak zorunda kalabilir. İmzalı form, fatura, sipariş kaydı ve teslimat belgesi bulunmadığında ters ibraz riski artabilir.

Bu nedenle işletmelerin mail order’ın yanında müşterinin kart bilgilerini satıcıyla paylaşmak zorunda kalmadığı dijital ödeme seçenekleri sunması daha güvenli ve kullanıcı dostu bir ödeme deneyimi oluşturabilir.

Mail order ile alınan bir ödemenin iptal veya iade süreci, diğer kartlı ödeme işlemlerine benzer şekilde işletme üzerinden başlatılır.

Müşteri öncelikle ürünü veya hizmeti satın aldığı işletmeyle iletişime geçerek iptal ya da iade talebini iletir. İşletme, talebi kendi POS cihazı, banka paneli veya ödeme sistemi üzerinden bankaya gönderir.

Ödeme henüz gün sonuna alınmamışsa işlem iptal edilebilir. Gün sonu tamamlandıktan sonra yapılan talepler ise çoğunlukla iade işlemi olarak değerlendirilir. İadenin karta yansıma süresi bankaya ve kart türüne göre değişebilir.

İptal ve iade süreleri; bankanın kurallarına, kart kuruluşunun uygulamalarına, işletmenin satış sözleşmesine ve işlemin niteliğine göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle müşterilerin talebini gecikmeden işletmeye iletmesi, işletmelerin de ilgili bankanın güncel prosedürlerini takip etmesi gerekir.

Günümüzde işletmeler, mail order yerine kart bilgilerinin doğrudan müşteri tarafından güvenli ödeme ekranına girildiği dijital çözümlerden yararlanabilir. Sanal POS ve link ile ödeme, uzaktan tahsilat için kullanılabilecek başlıca alternatifler arasında yer alır.

Sanal POS, fiziksel POS cihazlarının internet üzerinden çalışan dijital karşılığıdır. Müşteri, ödeme sayfasına kart bilgilerini kendisi girer ve işlem bankanın güvenlik kontrollerinden geçirilir.

Sanal POS altyapısı e-ticaret sitelerine veya mobil uygulamalara entegre edilebilir. İşletme, farklı banka kartlarından ve kredi kartlarından online ödeme alabilir. 3D Secure desteği sayesinde kart sahibinden ek doğrulama alınması da mümkün olur.

Kart bilgilerinin işletme çalışanlarıyla doğrudan paylaşılmaması, sanal POS’un mail order’a kıyasla daha güvenli ve kullanıcı dostu bir ödeme deneyimi sunmasına yardımcı olur.

Link ile Ödeme

Link ile ödeme, işletmenin müşteriye özel bir ödeme bağlantısı oluşturarak uzaktan tahsilat yapmasını sağlar. Oluşturulan bağlantı SMS, e-posta, WhatsApp veya diğer iletişim kanalları üzerinden müşteriye gönderilebilir.

Müşteri bağlantıya tıklayarak güvenli ödeme sayfasını açar ve kart bilgilerini doğrudan kendisi girer. Böylece işletmenin müşterinin kart numarasını, son kullanma tarihini veya güvenlik kodunu görmesine gerek kalmaz.

Link ile ödeme çözümü, e-ticaret sitesi bulunmayan işletmelerin de dijital ortamda ödeme alabilmesini sağlar. Sosyal medya üzerinden satış yapan işletmeler, telefonla sipariş alan firmalar, saha ekipleri ve B2B tahsilat yapan şirketler bu yöntemi kullanabilir.

Mail order, sınırlı kullanım senaryolarında uzaktan ödeme almak için pratik bir çözüm olabilir. Ancak kart bilgilerinin satıcıyla paylaşılması ve işlemin çoğunlukla ek doğrulama olmadan gerçekleştirilmesi, güvenlik ve müşteri deneyimi açısından çeşitli riskler oluşturur.

E-ticaret sitesi veya mobil uygulama üzerinden düzenli olarak ödeme alan işletmeler için Ödero Sanal POS çözümü tercih edilebilir. Sanal POS, kart bilgilerinin müşteri tarafından ödeme ekranına girilmesini ve işlemin 3D Secure gibi güvenlik katmanlarıyla tamamlanmasını sağlar.

E-ticaret sitesi bulunmayan, sosyal medya veya telefon üzerinden satış yapan ve müşterilerine uzaktan ödeme seçeneği sunmak isteyen işletmeler için ise Ödero Link ile Ödeme uygun bir alternatif olabilir. İşletme, müşteriye bir ödeme bağlantısı göndererek kart bilgilerini görmeden tahsilat yapabilir.

Ödeme yöntemleri temel özellikleri bakımından şöyle karşılaştırılabilir:

Düzenli şekilde uzaktan tahsilat yapan işletmeler açısından kart bilgilerinin çalışanlarla paylaşılmadığı, güvenli ödeme ekranlarının kullanıldığı ve ek doğrulama adımlarının desteklendiği çözümler daha uygun olabilir.

İşletmenizde ve e-ticaret sitenizde müşterilerinize güvenli ödeme seçenekleri sunmak istiyorsanız Koç Holding ve Token Finansal Teknolojiler güvencesiyle hizmet veren Ödero’dan destek alabilirsiniz. Güçlü bir altyapıya sahip olan Ödero Sanal POS ile hem tüm bankalarla tek komisyon oranı üzerinden çalışabilir hem de müşterilerinize 3D Secure sistemine sahip güvenli bir ödeme yöntemi sunabilirsiniz. Ödero Link ile Ödeme çözümü sayesinde ise müşterilerinizden SMS, e-posta, WhatsApp ve diğer tüm iletişim kanalları üzerinden ödeme alabilirsiniz.

Kesintisiz ve güvenli ödeme deneyimi için Ödero’ya hemen başvurun.