Tahsilat Nedir? Nasıl Yapılır? 

Bir işletmenin veya şirketin en önemli finansal kaynağını tahsilatlar oluşturur. Fakat tahsilat sadece basit bir ödeme alma süreci değildir. Bu sürecin doğru bir şekilde yönetilmesi, tahsilatların da eksiksiz bir şekilde alınmasını sağlar. Peki, tahsilat nedir ve hangi yöntemlerle yapılması gerekir?

Tahsilat, ürün ve hizmet satışlarından doğan alacakların alınmasıdır. Bu alacaklar nakit, kart veya banka transferi gibi birçok farklı kanal üzerinden alınabilir. Tahsilatın önemi, işletmenin sürdürülebilirliği noktasında ortaya çıkar. Bir işletmenin ticari hayatına devam edebilmesi için mali kaynak gerekir ve bu kaynağın en büyük bölümünü tahsilatlar oluşturur.

Tahsilatın İşletme Finansmanındaki Rolü 

İşletme finansmanında tahsilatın rolü büyüktür. Çünkü bir mali kaynak gerektiren hemen her süreç tahsilatlardan elde edilen kâr ile finanse edilir. Yatırım alınan veya kredi kullanılan yeni projeler dışında işletme giderleri, personel maaşları, vergiler ve üretim gibi süreçlerin finansmanı, tahsil edilen paralarla sağlanır.

Tahsilat ile Nakit Akışı Arasındaki İlişki 

Tahsilatın nakit akışıyla da ilişkisi bulunur. Her tahsilat nakit olarak yapılmaz fakat nakit tahsilatın büyüklüğü, nakit akışının da verimliliğini artırır. Güçlü bir nakit akışı, işletmenin ödeme gücünü de artırır. Bu da işlerin büyütülebilmesi ve sürdürülebilirliği için önemlidir. Dolayısıyla tahsilat yönetiminin nakit akışı odağında yapılması işletme için faydalıdır.

Tahsilat, ticaretin en geleneksel unsurlarından biridir. İşleyiş süreci hemen her durumda aynıdır. Temel tahsilat süreci şu şekilde işler:

1. Satış sonrası fatura düzenlenir ve müşteriye ait borç kaydı açılır.
2. Borcun tutarı, vadesi ve ödeme şekli ile ilgili bilgiler müşteriye iletilir.
3. Alacak vadeli ise tarih yaklaştığında müşteriye hatırlatma yapılır.
4. Tutar tahsil edilir ve tahsilat kaydı yapılır.
5. Tahsilat makbuzu ve fiş düzenlenerek süreç belgelenir.

Tahsilatın şekli, gelişen teknolojiyle birlikte değişiklik gösterir. Günümüzde de birçok farklı tahsilat türü mevcuttur. Nakit, havale, kredi kartı ve otomatik tahsilat gibi yaygın tahsilat yöntemleri vardır.

Nakit ve Elden Tahsilat 

Nakit ve elden tahsilat, en temel ve en geleneksel tahsilat yöntemidir. Özellikle küçük ölçekli işletmeler arasında, küçük hacimli ödemeler için sık tercih edilir. Kasaya anında nakit girişi olması, oldukça avantajlı bir durumdur.

Banka Havalesi ve EFT ile Tahsilat 

Banka havalesi ve EFT/FAST, tahsilatın dijital kanalla gönderilmesidir. Bu yöntemde de aslında nakit para söz konusudur ama ödeme elden değil, banka üzerinden yapılır. Kurumsal firmaların sıkça tercih ettiği bir yöntemdir. Uzaktan tahsilata imkân vermesi ise en önemli avantajıdır.

Kredi Kartı ile Tahsilat 

Nakit yerine en çok kullanılan ödeme araçlarından biri olan kredi kartı, günümüzün en yaygın tahsilat yöntemlerinden biridir. İşletme içinde yazar kasa POS cihazı, uzaktan veya e-ticaret sitesinde ise sanal POS üzerinden kredi kartı ile tahsilat yapılabilir. Geniş bir müşteri kitlesine hitap etmesi avantaj sağlar.

Otomatik Tahsilat Sistemleri 

Otomatik tahsilat sistemi, tahsilatların gecikmesini ve aksamasını engelleyen verimli bir yöntemdir. Müşterinin sisteme kaydettiği bir kredi veya banka kartı üzerinden, vade tarihi geldiğinde tahsilat yapılır. Daha çok abonelik modellerinde kullanılan bir yöntemdir.

Tahsilat makbuzu, yapılan tahsilatların yasal olarak belgelendirilmesini sağlayan resmi bir evraktır. Müşteri veya borçludan alınan ödeme, bu belge üzerinde gösterilir. Belgede tahsilat ile ilgili tüm detaylar yer alır ve hukuki geçerliliği bulunur.

Tahsilat Makbuzu Zorunlu Alanları ve Kesim Kuralları 

Tahsilat makbuzundaki alıcı ve satıcı bilgileri ile tutar, ürün, vergi ve benzeri bilgilerin tümünü doldurmak zorunludur. Tahsilatla ilgili tüm detayların makbuzda belirtilmesi gerekir. Tahsilat makbuzu iki nüsha olarak düzenlenir, kaşelenir ve imzalanır. Nüshanın biri müşteriye verilir, diğeri ise arşivlenir.

Tahsilatla ilgili sıkça karşılaşılan kavramlar arasında tahsilat fişi, tahsil cirosu ve tahsilat harcı bulunur. Şimdi, bu kavramların neyi ifade ettiğine yakından bakalım.

Tahsilat Fişi Nedir ve Nasıl Kullanılır? 

Tahsilat fişi, alınan ödemelerin kasa ve muhasebe için kayıt altına alınmasında kullanılan belgedir. Tahsilat makbuzuyla benzerdir fakat şirket içinde, ön muhasebe süreçlerinde kullanılır.

Tahsil Cirosu Tanımı ve Uygulama Alanı 

Tahsil cirosu; aylık, altı aylık, yıllık gibi dönemlerde yapılan toplam tahsilat tutarıdır. İşletmenin nakit akışı performansını ölçmek ve tahsilat verimliliği ile ilgili raporlama yapmak için kullanılır. Gerekli durumlara, iki tarih arasında da tahsil cirosu ölçülebilir.

Tahsilat Harcı Nedir, Ne Zaman Alınır? 

Tahsilat harcı, işletmeler arasında değil kamu hizmetlerinde uygulanır. Bazı kamu hizmetleri için alınan ödemelerde bulunan yasal vergiler için tahsilat harcı kavramı kullanılır.

Tahsilat yönetiminin dijitalleşmesi, işletmeler ve şirketler için verimliliği önemli ölçüde artırır. Süreçlerin hızlanması, hata payının azalması, anlık ve detaylı raporlar alınabilmesi gibi avantajlar, tahsilat performansını güçlendirir. Nakit akışının aktifleşmesini de sağlayan dijitalleşme, müşterilere kolaylık sunduğu için de ödeme almayı pratik hale getirir.

Tahsilat Yazılımları ve ERP Entegrasyonları 

Ödeme alma süreçlerinin dijitalleşmesi, tahsilat yazılımları ve ERP entegrasyonları ile mümkündür. Tahsilat yazılımları, müşteriler ve ödemelerle ilgili tüm bilgileri içerir ve tahsilatları tek ekrandan yönetmeyi sağlar. Bu yazılımları ERP programları ile entegre olması ise tüm finansal süreci birbirine bağlayarak tahsilat aşamalarını hızlandırır.

Tahsilat Süreçlerinin Otomasyonla Takibi 

Tahsilat süreçlerini otomasyonla takip etmek de süreci hızlandıran ve verimli hale getiren dijital bir girişimdir. Müşterilere SMS ve e-posta gibi kanallar üzerinden otomatik hatırlatmalar yapmak, gecikmiş tahsilat oranını azaltır. Ayrıca ödeme linki gibi pratik tahsilat yöntemleri sayesinde uzaktan ve zahmetsiz bir şekilde ödeme alınabilir.

Tahsilat sürecinin güçlü olması, işletmenizin finansal yapısının da güçlü olması anlamına gelir. Bu süreci dikkatle yönetmeniz gerekir. Müşterilerle doğru iletişimi kurmak ve yeni nesil yöntemlerle süreci dijitalleştirmek, tahsilat açısından güçlenmeniz için etkilidir.

Etkili Müşteri İletişimi Kurmak 

İletişim dili, müşterilerin ödeme yapma performanslarını doğrudan etkiler. Dolayısıyla bu süreçte profesyonel ve kurumsal dilden kopmamanız gerekir. Nazik ve çözüm odaklı bir iletişim tonu ile süreci yönetmeniz, sorunların azalmasını sağlar. Geciken tahsilatlarda dahi müşteri memnuniyetini ön planda tutmalı ve uzun vadeli ilişkileri hedeflemelisiniz.

Online Tahsilat Seçenekleri Sunmak 

Online tahsilat seçenekleri sunmak, müşterilere alternatif yaratır. Böylece müşterileriniz, kendisine uygun bir yöntem seçerek rahatça ödeme yapabilir. Örneğin nakit sıkıntısı yaşayan bir müşterinize kredi kartı ile ödeme imkânı sunmazsanız, tahsilatlar aksayabilir. Online ödeme alternatifleri, bu gibi sorunları önlemenize yardımcı olur.

Ödero ile siz de müşterilerinize online tahsilat seçenekleri sunabilirsiniz. Koç Holding ve Token Finansal Teknolojiler güvencesinin yanında TCMB lisansı ve PCI-DSS sertifikasıyla hizmet veren Ödero ile tahsilat süreçlerini hızlandırabilirsiniz. Operasyonel kolaylık ve kolay tahsilat yönetimi için hemen Ödero’ya başvurun.

Tahsilat makbuzu ile tahsilat fişi arasındaki fark nedir?

Tahsilat makbuzu resmi bir evraktır ve alıcı ile satıcı arasında düzenlenir. Tahsilat fişi ise işletme içinde, muhasebe kayıtları için kullanılır.

Otomatik tahsilat sistemi nasıl çalışır?

Otomatik tahsilat sistemi, belirlenen vade tarihinde müşterinin sistemdeki kredi veya banka kartından otomatik para çekmesine dayanır. Müşterinin de onayıyla çalışan sistem, sorunsuz ve gecikmesiz tahsilatlar için faydalıdır.

Tahsilat sürecinde müşteri ödemeleri nasıl hızlandırılır?

Müşteri ödemelerini hızlandırmak için hatırlatma mesajları önemlidir. Özellikle vadeli ödemelerin gecikmemesi için doğru zamanda hatırlatma e-postası veya SMS’i göndermek, tahsilatları hızlandırır. Ayrıca erken ödeme indirimi yapmak da daha hızlı ödeme almayı sağlayan bir yöntemdir.

Dijital tahsilat yazılımları ne gibi avantajlar sunar?

Dijital tahsilat yazılımları süreçleri otomatikleştirerek hata riskini azaltır. Süreçleri dijital ekrandan takip edebilmek, raporlayabilmek, analiz edebilmek ve diğer yazılımlarla entegre olabilmek, verimliliği artırır.